Es un privilegio recibir un pedido y otro igual poder atenderlo y darle respuesta. Por eso, este tipo de carta cumple varios objetivos.
- Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad.
- Comunicar sobre disponibilidad o carencia.
- Motivar nuevas ventas.
- Con respecto al segundo objetivo, se pueden dar diversos casos que se señalan a continuación:
- Anuncio de embarque: solo debe exhibir un trato cordial, información importante relacionada con el flete, embarque, fechas, documentos etcétera y un intento siempre oportuno por vender otro producto.
- Confirmación de pedido: este caso se presenta cuando el cliente no fue muy claro y específico al describir los artículos que desea. Hay que manejar con diplomacia y con lenguaje positivo el asunto: "apreciamos se sirva especificar el tamaño de los tubos que desea, para atender su pedido de inmediato".
- Existencias agotadas: cuando los artículos solicitados no están disponibles, es preciso agradecer por el pedido y tratar de persuadir al cliente para que espere un plazo prudencial. La cordialidad es siempre ingrediente para el mejor entendimiento.
- Discontinuidad de artículo o servicios: aunque el caso no es frecuente requiere un manejo cuidadoso cuándo ocurre punto de clientes merecen la mejor atención: dar gracias por su pedido y preferencia y ofrecer una explicación verás si ha sucedido algún cambio punto de esta manera se podrá conservar su buena voluntad y su posible aceptación de nuevo producto.
- Limitación de crédito: esta es la carta más difícil de escribir, sobre todo si desea conservar la buena voluntad del cliente, no obstante la negativa.
- En todos estos casos, se deben tener en cuenta las características vitales y complementarias del mensaje comercial. No se debe olvidar la importancia de ser cordial, breve, verás, claro y de mantener una actitud de acercamiento al cliente a pesar de las circunstancias.
Ejemplos
Ejemplo 1
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Estimado Juan Ramírez:
Aunque agradecemos su pedido 1841 98 por artículos de nuestro catálogo, lamentamos informarle que una demanda por la proximidad de las fiestas ha agotado nuestro inventario.
Cómo no esperamos una remesa sino hasta el 30 de julio cómo me gustaría sustituir, su pedido, si usted lo autoriza, con pantalones royale que también se fabrican en azul y gris. Adjuntamos muestrario.
Quedamos atentos a su confirmación
Saludos cordiales
Juan Rodríguez
Jefe de Ventas
Ejemplo 2
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Estimado Alfredo Rocha:
Con el objeto de facilitar la atención de su pedido 7640, le agradecemos proceder a regular sus pagos en cuenta por su pedido 4302, aún pendiente.
Apenas recibamos su cheque, su cuenta se habría normalizado y procederemos a embarcar las empaquetaduras qué no solicitan.
Saludos cordiales
Pedro Carrasco
Gerente Comercial
Actividad
Responde a la siguiente carta de pedido tomando en cuanta las situaciones 1 y 2
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1- Compumndo no cuenta en este momento con teclados inalámbricos Maximus
2- Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad.
Compumundo del centro. S.A.
Calle Angel del Campo, núm 120, 5º piso
Col. Balbuena. México, D.F.
Att. Director de ventas.
Estimado Juan Sosa:
Acuso recibo de los catálogos de productos informáticos que me ha enviado, y de los cuales hay varios que me han interesado.
Por este motivo, le solicito tenga la presente esta carta como un pedido formal, de los siguientes productos:
- 50 Ratones inalámbricos KYEKYE 2.5 pulgadas ref.456321, de $96.00 c/u.
- 30 Teclados inalámbricos Maximus, ref. 5221-232 de $140.00 c/u.
- 200 extensiones USB 2.0. ref. 123-299 de $8.00 c/u.
Como es habitual, el pago se hará por transferencia, una vez que confirme haber recibido el presente pedido.
Saludos cordiales
Lidia Ferrari
Fuente: https://www.ejemplode.com/11-escritos/1256-ejemplo_de_carta_pedido.html#ixzz76YuQoe74
Textos extraídos de Rojas Demóstenes (1975) Redacción comercial estructurada.
