Estilo comercial
Tratemos de definir antes que nada qué es “estilo comercial” en la redacción. “Estilo comercial” es la manera típica y característica de expresar las ideas en las cartas comerciales. Diríamos que estilo es también el “sabor” que se obtiene al expresar las ideas en determinada forma.
Estilo es fluidez, es coherencia, es creación personal; si bien es cierto que cuenta con frases hechas o habituales que le dan el tono especial a las cartas comerciales, la técnica moderna invita a ir eliminando dichas frases o expresiones. En conclusión, un buen estilo comercial es aquel que cumple con la finalidad comercial porque es claro, conciso, correcto y cortés. Es producto directo de la buena redacción comercial y esta comienza por la correcta enunciación de las ideas.
Es oportuno aquí hacer un análisis de como expresar las ideas correctamente en una carta comercial. Supongamos que el mensaje que una empresa desea transmitir a otra por medio de una carta es comunicar un aumento de precios. En ese caso, la idea principal o esencia de la idea es:
2. ... aumentaremos. . . Representa el sujeto no expresado pero sobreentendido, o sea, indica quién realiza la acción.
3. ...los precios. Representa el objeto de la acción.
Análisis: (Nosotros) ¿Qué haremos? Aumentaremos (acción en tiempo futuro).
¿Qué aumentaremos? Los precios (objeto de la acción).
Como dijimos, ésta es la idea principal y la esencia del mensaje. A partir de esta idea, podemos elaborar la carta agregando otras ideas subordinadas que complementen la idea principal sin superponerse. Hagamos de paso, una pequeña aclaración sobre lo que entendemos por idea principal y por idea subordinada. La idea principal es precisamente la esencia del mensaje de la carta y debe estar concentrada en una sola cláusula, preferentemente. Sin embargo como no es posible reducir la carta a una sola cláusula, pues en lugar de una carta sería un telegrama, es necesario complementar la idea principal con ideas subordinadas que de por sí no tiene valor independiente, sino en función de la idea principal. Es decir, las ideas subordinadas son también importantes y ayudan a aclarar y complementar el mensaje, pero juegan un papel secundario en la redacción. En general, las cartas giran sobre una idea principal importante (esencia del mensaje) complementada por ideas subordinadas.
Para “visualizar” estos conceptos de ideas principales y subordinadas, pensemos en un árbol en el que el tronco representa la idea principal y las ramas las ideas subordinadas o complementarias, de manera que todas junta forman una unidad, o sea, la carta. En ambos casos, sin embargo, es preciso adquirir destreza en la forma de expresarlas.
Lo que vamos a estudiar ahora es cómo expresar las ideas, tanto principales como subordinadas, para que adquieran un buen estilo comercial.
Podemos lograr un buen estilo comercial recurriendo a métodos muy simples y fáciles de manejar:
a) Utilizar construcción gramatical directa.
b) Utilizar determinados giros y terminología que dan “sabor”
Construcción gramatical directa. Construcción gramatical directa significa comenzar la cláusula en lo posible con un sujeto expresado o sobreentendido, porque de esta forma vamos indicando desde el primer momento quién realiza la acción. En otras palabras, hacemos lo que hizo el sobreviviente de los Andes cuando escribió “Vengo..."
Nos presentamos. De ahí pasamos al verbo que indica la acción y de la acción pasamos a los complementos. Es decir, vamos pasando insensiblemente y con naturalidad por las etapas necesarias para expresar las ideas en forma concisa, correcta, completa y clara: sujeto, verbo,complemento. Además, el que redacta no pierde tiempo en buscar frases elaboradas para expresar sus ideas y el que lee tampoco lo pierde porque entiende la idea fácilmente. Insistimos: Sujeto, verbo, complemento, en cláusulas relativamente cortas.
Veamos ahora qué sucede cuando una carta no está redactada con este criterio. Supongamos que tenemos delante de nosotros la siguiente carta:
“Habiendo recibido su carta del 18 del presente mes de marzo, y luego de discutir el asunto con nuestro Gerente de Ventas, el que suscribe, en nombre del Directorio de la empresa, deseamos comunicarle que hemos llegado a la conclusión de que debemos aumentar en un 10% los precios de nuestros productos que les habíamos cotizado en nuestra anterior de fecha 10 de los corrientes, pues no podemos mantener los mismos vigentes debido al aumento que entró en vigencia recientemente por decreto gubernamental.”
La carta consiste en este párrafo único y termina de la manera siguiente:
“No teniendo nada más que comunicarles, nos despedimos de ustedes con
nuestra consideración más distinguida.”
Para poder analizar la carta anteriormente citada, hagamos un desglose
de la idea principal y de las subordinadas del primer párrafo:
- Habiendo recibido su carta del 18 del presente mes de marzo (y)
- luego de discutir el asunto con nuestro Gerente de Ventas
- el que suscribe, en nombre del Directorio de la empresa,
- deseamos comunicarle que hemos llegado a la conclusión (de que)
- debemos aumentar en un 10% los precios de nuestros productos (que) idea principal
- les habíamos cotizado en nuestra anterior de fecha 10 de los corrientes (pues)
- no podemos mantener los precios vigentes (debido al)
- aumento que entró en vigencia recientemente por decreto gubernamental.
El segundo párrafo sigue la misma tendencia:
9. No teniendo nada más que comunicarle
10. nos despedimos de ustedes con nuestra consideración más distinguida.
Vemos entonces que esta carta tiene un único párrafo importante y el redactor acumula nada menos que ocho ideas, de las cuales 5 es la principal y las restantes siete son subordinadas. Lo único que le queda por hacer al redactor luego de este párrafo tan extenso y confuso es despedirse.
Desde el punto de vista del redactor, esta carta muestra que el párrafo tiene una falta enorme de claridad, de concisión, de corrección gramtical, elementos todos esenciales para una buena redacción.
Desde el punto de vista del lector, un párrafo redactado en la forma que antecede termina dejándolo confuso, sin respiración y hasta de mal humor.párrafo. Convirtamos cada idea, principal
Veamos ahora solamente las posibilidades de mejorar la redacción de este párrafo. Convirtamos cada idea, principal o subordinada, en una cláusula de construcción gramatical
directa con necesarias pero leves modificaciones y tendremos:
- Hemos recibido su carta del 18 del presente (mes de marzo sobreentendido)
- Hemos discutido el asunto con nuestro Gerente de Ventas.
- Hablo en nombre del Director de la empresa.
- Deseo comunicarle que hemos llegado a una conclusión.
- Debemos aumentar los precios en un 10% (idea principal).
- Los precios a que nos referimos son los que les habíamos cotizado en nuestra anterior de fecha 10 del corriente.
- No podemos mantener los precios vigentes.
- Esto se debe al aumento que entró a regir recientemente por decreto gubernamental.
- Le saludamos muy atentamente.
No todas las cláusulas son necesarias para la comprensión del mensaje, pero nos mantenemos sobre el texto original a fin de corregir la redacción. Como segundo paso, podemos pulir este conjunto de ideas, ahora sí más claras y concisas, y darles el toque final. La nueva carta quedaría así:
“Hemos recibido su carta del 18 de este mes. Discutimos el asunto que Ud. menciona con nuestro Gerente de Ventas. A este respecto, le comunicamos en nombre del Director de la empresa que debemos aumentar los precios de nuestros productos en un 10%. El decreto gubernamental que entró en vigencia el día X nos impide mantener los precios que le cotizamos en nuestra anterior carta de fecha 10 del corriente.
Le saludamos muy atentamente."
Conclusión: El simple expediente de recurrir a la construcción gramatical directa (sujeto, verbo, complemento en cláusulas cortas), nos lleva a dar el primer paso para adquirir un buen estilo comercial. Por contraposición deducimos entonces que debemos evitar:
a) comienzos de cláusulas con gerundios,
b) comienzos de cláusulas en forma indirecta.
Los comienzos mencionados bajo b) no hacen sino alargar las cláusulas innecesariamente y dispersar las ideas. Los gerundios, por su parte pueden transformarse fácilmente en una idea independiente subordinada. Las frases indirectas, en caso de ser necesarias, quedan mejor al final en lugar del principio de la cláusula. No obstante, éstas también pueden transformarse muchas veces, en ideas independientes.
La eliminación de estos dos vicios de redacción mejora de inmediato el estilo porque, automáticamente, las cláusulas quedan más cortas y más claras.
Veamos un ejemplo de cómo proceder en cada caso para mejorar la redacción y, en consecuencia, el estilo:
Caso a)
Ejemplo: Deseando hacer un reajuste en nuestros procesos de fabricación, irá uno de nuestros técnicos a visitar las plantas industriales a Estados Unidos.
Mejor: Deseamos hacer un reajuste en nuestros procesos de fabricación. Por tal motivo, uno de nuestros técnicos visitará las plantas industriales en Estados Unidos.
Caso b) Ejemplo: Luego de discutir el alza de precios con nuestro Gerente General, se ha resuelto que los reclamos de los obreros pueden ser atendidos (voz pasiva).
Mejor: Hemos discutido el alza de precios con nuestro Gerente General. En consecuencia, hemos resuelto que se pueden atender los reclamos de los obreros (voz activa).
Realiza los siguientes ejercicios
1. Escribe las siguientes oraciones para hacerlas más concisas:a) La razón por la cual no puedo ir al cine es porque tengo que estudiar para un examen.
b) El presidente de la empresa, quien se graduó de la Universidad de Harvard, es un hombre muy exitoso.
c) El partido de fútbol, que se jugará el próximo fin de semana, será entre los equipos de River Plate y Boca Juniors.
2. Revisa el siguiente párrafo y haz los cambios necesarios para mejorar la claridad y concisión:"La empresa está buscando un gerente de ventas que sea responsable de aumentar las ventas en un 20% durante los próximos seis meses. El gerente de ventas deberá tener experiencia previa en ventas y liderazgo. Además, el gerente de ventas deberá trabajar en estrecha colaboración con el equipo de marketing para desarrollar nuevas estrategias de ventas."
3. Escribe un breve ensayo (200-300 palabras) sobre por qué es importante la teoría de la redacción y cómo puede mejorar tus habilidades de escritura. En tu ensayo, incluye ejemplos específicos de cómo la teoría de la redacción puede ser útil en diferentes situaciones, como en el trabajo o en la UTU.