El texto epistolar se ha definido como un texto escrito que un emisor envía a un destinatario distante aunque puede ser entregado a un destinatario físicamente próximo (Receptor: sujeto que decodifica y recibe el mensaje. Destinatario: persona a quién va dirigida el mensaje, el destinatario es elegido, receptor puede ser cualquier persona que decodifique).
Aunque el desarrollo tecnológico ha provocado grandes cambios a nivel de comunicación, la carta, como una clase de texto, continúa vigente dado que es una “huella” escrita, es una referencia válida y segura como documento o como testimonio.
La carta es un texto escrito producido en una situación comunicativa concreta en la que el emisor y el destinatario interactúan. Resulta difícil realizar una clasificación que abarque la diversidad de cartas que se pueden producir porque dependen de la variedad de situaciones comunicativas.
Los factores que determinan esta clasificación son:
• qué se quiere comunicar
• con qué intención – agradecer, pedir, consultar, solicitar, reclamar, avisar, vender, invitar, etc.
• qué tipo de relación se tiene con el destinatario porque esto determinará el empleo de un registro formal o informal. (Es necesaria la adecuación de la lengua a la intencionalidad y al destinatario)
• si se escribe a título personal o en nombre de un grupo o de una institución.
• La silueta o diagramación. Las cartas formales se ajustan a determinados formatos y estilos de presentación que caracterizan a esta clase de textos; las cartas familiares- informales se diseñan con mayor libertad.
La carta comercial
Para crear un mensaje efectivo y que cumpla con su doble objetivo debe poseer ciertas características:
A) Vitales:
1- Claridad : la carta es clara cuando es de fácil comprensión, esto se logra a través de un cuidadoso planeamiento.
2- Integridad: cuando todas las ideas vinculadas a un tema han sido incluidas en el texto, ésta es completa y clara, ambas cualidades se complementan.
3- Brevedad: implica el uso del mínimo número de palabras pero las sufi- cientemente necesarias para hacer el mensaje comercial claro y completo.
4- Cortesía: se relaciona con el tono del lenguaje que deberá ser cordial, demostrando buen carácter y espíritu de servicio, las palabras reflejan los hábitos del que las trasmite.
B) Complementarias:
5- Corrección: una carta debe ser escrita evitando cualquier error que pueda afectar la primera impresión del destinatario por lo tanto hay que evitar los siguientes errores:
- errores ortográficos
- puntuación incorrecta
- división incorrecta de palabras
- impresión desigual de letras
- márgenes mal planteados
- carta descentrada
- párrafos mal balanceados
6- Coherencia y Cohesión: el tema debe estar dividido en ideas articuladas de tal
modo que el texto sea un todo coherente; la cohesión permite al que escribe,
vincular, mediante el uso de conectores las ideas de los párrafos.
7- Creación de interés y lenguaje positivo: debe ser escrita de modo tal que el destinatario esté dispuesto a actuar favorablemente por haber encontrado el asunto de su interés.
8- Modernismo: debe responder a una técnica moderna, ágil y funcional.
La carta comercial es simple, clara, moderna y breve; cada palabra debe ser la apropiada para su total comprensión, lo que asegurará su éxito.
Partes de una carta comercial
- Membrete
- Número consecutivo de la carta
- Lugar y fecha
- Datos del destinatario
- Asunto
- Saludo o vocativo
- Cuerpo o texto de la carta
- Despedida
- Nombre del remitente
- Cargo
- Anexos o adjuntos
- Copia
- Datos (iniciales) de identificación
Hay que considerar que, además de la carta comercial, existe la carta personal o social. Éstas se usan para acompañar solicitudes de empleo, entre otros usos. No llevan datos (iniciales) de identificación. Se preparan en papel sin membrete, aunque la persona puede escribir su dirección en el espacio destinado al membrete.
El membrete
Dentro del membrete podemos encontrar los siguientes elementos:
La razón social que es el nombre legal que identifica a la empresa.
La dirección que está constituida por datos referenciales para la comunicación: dirección física, código postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico y página web, entre otros.
La publicidad o lemas que se presentan cuando la razón social no es indicador de la actividad de la empresa. La publicidad suele estar integrada por el logotipo, el eslogan o lema de la empresa. El lema destaca políticas, metas, objetivos, sucesos o actividades. Algunas empresas incluyen la visión y la misión.
Hoy en día pueden encontrar los elementos del membrete distribuido en diferentes sectores de la hoja. Su ubicación puede depender del país y del propio diseño de la identidad visual de la empresa. Deberán consultar el manual de imagen corporativa de la empresa para la que trabajen, observar cuales son los usos y adecuarse a las costumbres establecidas.
Número consecutivo de la carta
Lugar y fecha
La Real Academia Española (RAE) recomienda escribir la fecha en el siguiente orden: día, luego el mes y finalmente el año. El nombre del mes siempre debe escribirse en minúscula y el año sin coma ni punto para separar el dígito de mil.
En algunos países se comienza la carta escribiendo el nombre de la ciudad y la misma línea o debajo, en otra línea, la fecha.
Datos del destinatario
Debemos pensar primero de qué forma vamos a tratar al destinatario de nuestra carta. Es importante tomar en cuenta qué datos vamos utilizar y cómo los vamos a exponer. Un error podría llevar a desmerecer nuestro esfuerzo por comunícanos de forma asertiva.
El tratamiento puede ser un título de cortesía o académico.
Cortesía social: señor, señora, señorita
Académico: doctor, licenciado, ingeniero, profesor, capitán, etc.
Se aconseja utilizar un solo tratamiento (o título de cortesía académico).
Debemos escribir el nombre inicial y luego los apellidos.
Se debe tomar la dirección del membrete de la carta que se recibe. Es importante escribir el número de código postal para facilitar y acelerar la distribución.
Se debe escribir también el nombre de la ciudad departamento estado o país
El uso del asunto es muy práctico aunque la carta contenga un solo párrafo ya que representa el propósito o tema del documento.
El asunto es de suma importancia en el correo electrónico Muchas veces al contestar los mensajes se hace referencia al asunto.
Saludo o vocativo
El saludo vocativo es importante porque una carta debe parecerse un diálogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle se saludan conversan y se despiden Donald Walton.
Existe el estilo tradicional que usa el vocativo y el estilo moderno con frases de salud
Estilo tradicional
- Cordial saludo, señor Torres.
- Un cordial saludo para usted
- Afectuoso saludo, señora Martínez:
- Saludos cordiales
Estilo moderno
- Estimado señor Torres
- Distinguido doctor López
- Apreciado señor a Martínez
- Señor embajador
Cuerpo o texto de la carta
El número ideal de párrafos es tres, es decir, la introducción, el desarrollo del tema y la conclusión. Es importante tener en cuenta, el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección.
Despedida
Consecuente con un saludo inicial, debe haber una despedida final. Esta puede consistir en frases de despedida o expresiones de cortesía.
El comunicador tiene siempre la opción de elegir el estilo que más se acomoda a su sentir y sobre todo al de su destinatario allí es donde la empatía debe funcionar de la misma forma que para el saludo.
Estilo tradicional
- Cordialmente
- Atentamente
- Sinceramente
Estilo moderno
- Hasta otra ocasión.
- Hasta pronto.
- Agradeceré su respuesta
Nombre del remitente
Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario. El remitente firma encima de su nombre, en los espacios en blanco disponibles.
Cargo
Debajo del nombre del remitente se escribe el título del puesto o cargo . Si el título o cargo es corto, puede escribirse al lado del nombre, separado por una coma.
Anexos o adjuntos
Tres catálogos, cheque número 2010, contacto etc.
Anexo: un contrato
Anexo: dos catálogos
Anexo: cheque número 2010
Copia
Aquí tienen algunos ejemplos
1- Copia: Sr. Carlos Guerrero
2- c: Señorita Jimena Class
3- Copia: Director de Relaciones Públicas
Jefe del Departamento de Mercadeo
Supervisor de Ventas
4- Copia: Dr. José Pérez Solís, Gerente de Crédito
Dra. María Trilles M., Jefe de Cobranzas
1- Copia: Sr. Carlos Guerrero
2- c: Señorita Jimena Class
3- Copia: Director de Relaciones Públicas
Jefe del Departamento de Mercadeo
Supervisor de Ventas
4- Copia: Dr. José Pérez Solís, Gerente de Crédito
Dra. María Trilles M., Jefe de Cobranzas
Hoy en día con el uso del correo electrónico tenemos la opción de copiar a varios contactos.
Cc (Con copia)
Cc (Con copia)
Cuando eliges los destinatarios de un mensaje, tienes la opción de añadir un campo "Cc" (copia). En este campo debes escribir la dirección del contacto o contactos a los que quieres poner en copia en el correo. Todos ellos recibirán una copia del email. Las personas que incluyas en ese campo pueden ver a los demás destinatarios del mensaje.
El campo "Cc" se usa a menudo para añadir destinatarios que no tienen que reaccionar a ese correo, solo leerlo.
Cco (Con copia oculta)
Cómo funciona la copia oculta:
- Los destinatarios no saben que has añadido a más gente al campo "Cco".
- Las personas que añadas al campo "Cco" verán que la has añadido en "Cco". También verán a los destinatarios de los mensajes de los campos "Para" y "Cc".
- Las personas incluidas en copia oculta no pueden ver ni el nombre ni la dirección de correo de los demás contactos del campo "Cco".
- Si alguien contesta a todos los destinatarios del mensaje, los incluidos en copia oculta no ven esa respuesta.
Datos (iniciales) de identificación
Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
Datos iniciales
María Elena Torres________ met
Emilio Linares____________ el
Ileana Rocha_____________ ir
Estilos de presentación:
Bloque extremo: apoya las partes de la carta sobre el margen izquierdo.
Bloque: igual al anterior excepto que partes 2- 6 y 7 se apoyan de la línea media a la derecha.
Márgenes:
Superior: 5,5- Inferior: 2 – Izquierdo o de archivo: 3,5 – Derecho o de conservación del documento: 1,5 (Art. 44 Decreto 500/991)Uso de la segunda hoja.
En la segunda hoja deberán aparecer destinatario abreviado, número de hoja y fecha abreviada y por lo menos una línea de escritura luego despedida, firma, aclaración y cargo. Nunca se debe usar la segunda hoja sólo para despedida o firma.Comprueba tus conocimientos
Prof. Mercedes Crosi
